Surat perjalanan dinas juga digunakan sebagai penegasan untuk seseorang bahwa ia benar-benar sedang menjalankan tugas dari perusahaan. Jadi bisa dibilang surat perjalanan dinas adalah identitas resmi dari orang yang melakukkannya sebagai wakil dari perusahaan. Ada beberapa hal penting yang harus terdapat dalam surat perjalanan dinas, yaitu:
- KOP atau Kepala Surat
- Nomor Surat
- Perihal Surat
- Identitas si penerima tugas perjalanan
- Penutup
- Tanda tangan atau stempel resmi perusahaan
Untuk informasi lebih jelas tentang susunan dan format surat perjalanan dinas, silahkan lihat contoh dibawah ini:
Contoh Surat Perjalanan Dinas Sekolah
DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN ACEH BESARDINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANSMPN 3 INGIN JAYAJln. Bandara Sultan Iskandar Muda SironEmail : smp3inginjaya@yahoo.com===================================================================SURAT PERINTAH PERJALANAN DINASNomor : 211/99/SMP3IJ/2016—————————————————————————————————1. Pejabat berwenang yang memberi perintah : Sumarno, S.pd,.M.Si.—————————————————————————————————2. Nama Pegawai yang diperintah : Nurmi, S.E.—————————————————————————————————3. a. Pangkat/Golongan menurut PGPS : Penata Muda / III/Bb. Jabatan : Kepala Tata Usahac. Gaji Pokok : –d. Tingkat menurut peraturan perjalanan dinas : –—————————————————————————————————4. Maksud perjalanan dinas : ………………………………..—————————————————————————————————5. Alat angkut yang dipergunakan : Kendaraan Umum—————————————————————————————————6. a. Tempat berjalan : Aceh Besarb. Tempat tujuan : Jakarta—————————————————————————————————7. a. Lamanya perjalanan dinas : 3 (tiga) Harib. Tanggal berangkat : 3 Februari 2016c. Tanggal harus kembali : 5 Februari—————————————————————————————————8. Pengikut : Nama Pangkat JabatanSubki II/B …………—————————————————————————————————9. Pembebanan anggaran : a. Instansi : Dinas P & K. SMPN 3 Ingin Jayab. Mata Anggaran : BOS Tahun Anggaran 2016—————————————————————————————————10. Keterangan lain-lain :—————————————————————————————————Dikeluarkan di : Aceh BesarPada Tanggal : 02 Februari 2016Kepala SekolahSumarno, S.pd,.M.Si.NIP. xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Ciri-ciri Perencanaan Kerja Pimpinan
Ciri perencanaan kerja pimpinan yang baik meliputi hal-hal berikut.
1. Jelas/masuk akal (rasional)
Jelas dlam arti pekerjaan tersebut dibuat sesuai dengan job description pimpinan.
2. Sederhana ( simple)
Sederhana artinya dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris tidak membuat jadwal yang berlebihan, tetapi disesuaikan dengan kemampuan dan kesibukan pimpinan.
3. Luwes (fleksibel)
Kegiatan yang disusun sekretaris harus fleksibel, dalam arti kegiatan tersebut dapat diubah sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi dalam perusahaan. Fleksibel juga berarti tidak kaku dalam menyusun jadwal pimpinan. Sekretaris harus membuat perkiraan –perkiraan perubahan untuk hal-hal yang mungkin terjadi diluar jadwal itu.
4. Mencakup kegiatan yang menyeluruh (comprehensive)
Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan, sekretaris harus membuat jadwal kegiatan secara keseluruhan yang menjadi aktivitas pimpinan sehari-hari sesuai dengan job description.
5. Berkesinambungan/terus-menerus (continue)
Dalam membuat perencanaan kerja pimpinan harus berkesinambungan, maksudnya perencanaan kerja pimpinan tidak berhenti sampai pada 1 periode tertentu, namun suatu proses yang terus-menerus (continue).
Pengorganisasian
A Pengertian Pengorganisasian
Pengorganisasian secara umum dapat diartikan sebagai kegiatan mengidentifikasi, menganalisa, mengelompokan pekerjaan, menentukan pekerjaan bagi setiap pegawai. Pengorganisasian jadwal kegiatan pimpinan berati kegiatan mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelompokan pekerjaan pimpinan, termasuk mengelola waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
B Hal-Hal yang Harus diperhatikan dalam Pengorganisasian Jadwal Pimpinan
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam mengorganisasikan waktu pimpinan, hal tersebut adalah sebagai berikut
1) Membuat suatu daftar kerja mengenai apa yang harus dilakukan pimpinan.
2) Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
3) Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak yang dikategorikan, kegiatan setengah mendesak, dan kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda sementara.
4) Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai dengan kehendak pimpinan, sehingga dapat diprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut.
Pengkoordinasian
Mengkoordinasi jadwal kegiatan pimpinan berarti mengharmonisasikan antara tugas pimpinan dengan tugas sekretaris atau dengan pegawai lainnya., sehingga akan tercapai pelaksanaan tugas yang efisien dan efektif. Sekretaris harus dapat bekerja sama dengan berbagai pihak sehubungan dengan tugas pimpinan. Misalnya pada saat akan diadakan rapat, sekretaris harus mengkoordinasi terlebih dahulu kepada pimpinan mengenai waktu pertemuan, bahan apa saja yang harus disiapkan dalam rapat, dan siapa-siapa yang akan diundang. Semua hal tersebut harus harmonis dalam arti jangan sampai rapat dilaksanakan, tetapi ternyata pimpinan tidak bisa hadir karena ada acara lain.
Pengawasan
Mengawasi pengaturan jadwal kegiatan pimpinan berarti melihat apakah jadwal kegiatan pimpinan yang direncanakan sudah sesuai dengan kegiatan yang dilaksanakan.
Kegiatan pengawasan juga merupakan kegiatan untuk mengoreksi jadwal kegiatan yang tidak sesuai rencana. Dalam melakukan pengawasan jadwal kegiatan pimpinan , sekretaris juga perlu melihat ketepatan waktu dan kualitas pekerjaan yang dihasilkan untuk masing-masing kegiatan pimpinan.
Keterangan-Keterangan yang Diperlukan Dalam Perjalanan Dinas
1. Tujuan Perjalanan, persinggahan atau perhentian, baik pada waktu berangkat, kembali atau keduanya.
2. Tanggal keberangkatan dan tanggal kembalinya
3. Tanggal, waktu, tempat, dan dengan siapa saja membuat janji bertemu
4. Waktu yang dipilih untuk keberangkatan
5. Persiapan transportasi, dengan menggunakan pesawat, kapal laut, kereta api atau mobil.
6. Jenis pelayanan yang dikehendaki kelas utama atau ekonomi
7. Hotel yang dikehendaki
8. Angkutan apa yang diperlukan disetiap kota yang dikunjungi
Arti dan Tugas Sekretaris
Sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu dari kata Secretum yang artinya adalah rahasia. Sedangkan orang yang memegang rahasia dinamakan secretaium atau secretarius (B. Inggris : Secretary). Sekretaris adalah Orang yang dipercaya untuk memegang rahasia perusahaan atau rahasia kantor. Tugas utamanya selain mengerjakan administrasi kantor juga menjadi asisten manajer atau asisten pemimpin perusahaan.
A. Peran Sekretaris berdasarkan kedudukan serta golongan dalam organisasi terbagi tiga, yaitu :
1. Berdasarkan luas ruang lingkup dan tanggung jawab dalam pekerjaan
2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja
3. Berdasarkan bidang kekhususan dalam pekerjaan spesialisasi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar